VAN MARKETING TOT PLANNING

Voor degene die dacht dat een secretaresse de hele dag aan het kopiëren en koffie schenken is; niets is minder waar. ,,Als secretaresse heb je heel afwisselend werk. Je organiseert activiteiten, zorgt voor een goede planning, bestelt attenties, doet een stukje marketing, zorgt dat de administratie er netjes bij ligt enzovoort. Daarbij geef je natuurlijk ook een lekkere kop koffie aan een klant die lang gereisd heeft voor een afspraak, maar dit is geen dagtaak. Ik zie het juist als een uitstapje van je computer vandaan. Klantcontact geeft energie!’’ Arianne deelt vandaag vol enthousiasme het verhaal over haar baan als directiesecretaresse.

Waar Arianne blij van wordt? Het moment dat ze naar huis rijdt met een voldaan gevoel en een afgewerkt takenlijstje. Of de geur van warme appeltaart die op haar afkomt na een zaterdagochtend uitslapen.  Waar ze ook heel blij van wordt, is haar baan als secretaresse.

,,Vroeger droomde ik er altijd van om juf te worden. Totdat ik ouder werd en besefte dat je als juf niet alleen handvaardigheid- en muziekles geeft.” Tijdens het maken van beroepentesten kwamen er vaak woorden als ‘organiseren’, ‘plannen’ en ‘werk uit handen nemen’ bij Arianne naar boven drijven. Volgens Arianne ben je als secretaresse echt de spin in het web van een bedrijf. Op haar lijf geschreven dus. Wat haar het meeste aanspreekt in haar baan? ,, Je hebt contact met iedereen van de organisatie en dat houdt je werk afwisselend en uitdagend.”

,, Je hebt contact met iedereen van de organisatie en dat houdt je werk afwisselend en uitdagend.”

Als je secretaresse bent, is het zeker van belang om een bedrijf te kiezen dat bij je past. Volgens Arianne moet de achtergrond van het bedrijf bij je passen om je er volledig voor in te kunnen zetten. ,, In technische bedrijven of bouwbedrijven moet je bijvoorbeeld tegen een mannenwereld opgewassen zijn en je daarin een houding weten te geven.”

Zelf werkt Arianne bij een groot accountantskantoor, met ongeveer driehonderd medewerkers verdeeld over tien vestigingen. ,, Het bedrijf geeft veel ontwikkelmogelijkheden en vindt zijn medewerkers erg belangrijk. Zo was 2018 bijvoorbeeld ‘het jaar van de medewerker’ binnen de organisatie.” Er kwamen er verschillende presentjes voorbij. Van een Ritualspakket tot een fles wijn voor in de zomervakantie; de medewerkers werden flink in de watten gelegd.

Nadat Arianne de havo deed, heeft ze de studie Officemanagement gevolgd in Rotterdam. Daarna kon ze gelijk aan de slag bij het bedrijf waar ze nu werkt en is ze doorgegroeid tot directiesecretaresse. ,, Omdat mijn interesse ook ligt in het HRM-vakgebied, heb ik de mogelijkheid van een duobaan gekregen. Ik werk dus als directiesecretaresse en medewerker HRM Backoffice. Ik doe op dit moment naast mijn werk de thuisstudie HRM (Human Resource Management).” Het lijkt haar leuk om door te groeien naar HR-adviseur, alhoewel ze het wel moeilijk zou vinden om haar functie als directiesecretaresse los te laten. ,,Daarom wil ik deze duobaan voorlopig, zolang het kan, nog blijven doen!”

En of je als secretaresse gericht moet zijn op je uiterlijk? ,, Natuurlijk is het belangrijk dat je er representatief uit ziet, maar als het goed is ben je juist gericht op anderen, om bij hen zoveel mogelijk werk uit handen te nemen en dus niet op jezelf.” Volgens Arianne is het van belang dat je als secretaresse sociaal vaardig bent, nauwkeurig, stressbestendig, accuraat, behulpzaam en – ook niet onbelangrijk – overzicht kunt behouden in de chaos.

Welk advies Arianne geeft aan de lezeressen die eraan denken om secretaresse te worden? ,,Probeer erachter te komen wat je sterke en zwakke vaardigheden zijn. Sluiten jouw talenten aan bij deze functie? Dan zit het in je vingers.
En… blijf vooral jezelf. Wie maar lang genoeg gewoon blijft, wordt vanzelf bijzonder!”